Mali Mühür, tüzel kişiliği temsilen e-belgelerin (e-Fatura, e-Defter, e-Arşiv vb.) elektronik ortamda mühürlenmesini sağlayan, TÜBİTAK Kamu Sertifikasyon Merkezi (Kamu SM) tarafından üretilen donanımsal bir sertifikadır. e-Fatura ve e-Defter süreçlerinin temel altyapı bileşenidir; bu sertifika olmadan tüzel kişilik adına elektronik fatura kesilemez.
Mali Mühür ne işe yarar?
Mali Mühür, USB tabanlı bir akıllı kart üzerinde saklanır ve PIN ile korunur. Bilgisayara takıldığında, e-belgelerin elektronik imzalanmasını sağlar — tıpkı kağıt fatura altına atılan ıslak imzanın dijital eşdeğeri gibi. Bu sayede:
- e-Fatura kesilebilir.
- e-Defter beratı imzalanıp GİB'e iletilebilir.
- e-Arşiv faturası düzenlenebilir.
- e-İrsaliye onaylanabilir.
- e-Müstahsil makbuzu üretilebilir.
Kimler için zorunlu?
e-Fatura ve e-Defter mükellefi olan tüm tüzel kişilikler için Mali Mühür kullanımı zorunludur. Bu kapsam şunları içerir:
- Anonim Şirketler (A.Ş.)
- Limited Şirketler (Ltd. Şti.)
- Kollektif ve Komandit Şirketler
- Adi Ortaklıklar (tüzel kişi statüsündeyse)
- Kooperatifler
- Vakıflar ve Dernekler (iktisadi işletmesi olanlar)
Şahıs şirketleri ve gerçek kişiler Mali Mühür yerine nitelikli e-İmza (NES) kullanır. Bunlar için ayrı bir donanım gerekir.
Başvuru süreci adım adım
1. Hazırlık aşaması
Aşağıdaki bilgilerin elinizde olması gerekir:
- Şirket Mersis Numarası
- Vergi numarası
- Şirket tam unvanı (ticaret sicili kaydındaki gibi)
- İmza yetkilisinin TC kimlik numarası
- İmza yetkilisinin güncel kimlik fotoğrafı
- Yetki belgesi (imza sirküleri veya yetkili ticari kayıt)
2. TÜBİTAK Kamu SM'ye başvuru
Online portal üzerinden başvuru yapılır. Bu adımda:
- Şirket bilgileri girilir.
- İmza yetkilisi bilgileri girilir.
- Kimlik belgesi yüklenir.
- Yetki belgesi yüklenir.
- Başvuru ücreti yatırılır.
3. Kimlik doğrulama
Başvurudan sonra TÜBİTAK kimlik doğrulama yapar. Bu süreç:
- Genelde otomatik (e-Devlet üzerinden) gerçekleşir.
- Manuel kontrole düşerse 1-2 iş günü ek süre alabilir.
4. Üretim ve kargo
Doğrulama tamamlandıktan sonra TÜBİTAK Mali Mühür'ü üretir ve kargoyla şirket adresine gönderir. Tipik teslim süresi 3-7 iş günüdür.
5. Kurulum ve aktivasyon
Cihaz teslim alındıktan sonra:
- Bilgisayara sürücü kurulumu yapılır.
- Cihaz tanıtılır.
- İlk PIN belirlenir.
- Sertifika test edilir.
YN Bilişim olarak bu adımı uzaktan ekran paylaşımıyla yapıyoruz; teknik bilgi gerektirmez.
Toplam süre ne kadar?
| Aşama | Süre |
|---|---|
| Hazırlık + başvuru | 1 iş günü |
| Kimlik doğrulama | 1-2 iş günü |
| Üretim + kargo | 3-7 iş günü |
| Kurulum + aktivasyon | 1 iş günü |
| Toplam | 5-10 iş günü |
Sık karşılaşılan sorunlar
"Başvurum reddedildi"
En sık sebepler: yetki belgesi eksik veya güncel değil, kimlik belgesi süresi geçmiş, vergi numarası ile şirket bilgileri uyuşmuyor. YN Bilişim olarak başvuru öncesi kontrol listemiz var; reddedilme oranımız sektör ortalamasının çok altında.
"PIN'i unuttum"
Mali Mühür belirli sayıda hatalı PIN denemesi sonrası kilitlenir. Bu durumda TÜBİTAK üzerinden PIN sıfırlama başvurusu yapılır; süreç 1-2 iş günüdür. Müşterilerimize PIN'i güvenli bir yere not etmelerini, paylaşmamalarını öneriyoruz.
"Cihazım kayboldu"
Acil olarak iptal başvurusu yapılmalı; bu sertifikanın kötüye kullanılmasını önler. Yeni cihaz başvurusu 5-10 iş günü içinde tamamlanır. Bu süreçte e-fatura kesilemediği için cihaz güvenliği çok önemlidir.
"Süresi doluyor, ne yapmalıyım?"
Mali Mühür 3 yıl geçerlidir. Süre dolmadan 1-2 ay önce yenileme başvurusu yapılır. YN Bilişim olarak müşterilerimizin sürelerini takip eder, zamanı geldiğinde otomatik bildirim atıyoruz.
Maliyet
TÜBİTAK Kamu SM'nin belirlediği güncel tarifelere bağlıdır. Ortalama olarak 3 yıllık paket bin TL civarındadır; ancak fiyatlar düzenli güncellenir. Net güncel fiyat için bize ulaşabilirsiniz.
YN Bilişim ile başvurmanın farkı
- Süreci sizin adınıza yönetiriz: Başvurudan teslimata kadar tüm adımlarla biz ilgileniriz.
- Belge ön kontrol: Başvuru reddedilmez.
- Uzaktan kurulum: Cihaz elinize geldiğinde ekran paylaşımıyla biz kuruyoruz.
- Süre takvimi takibi: Yenileme zamanını siz hatırlamazsınız, biz hatırlatırız.
- Kayıp/çalınma desteği: Acil iptal ve yeniden başvuru hızlandırılır.
Mali Mühür başvurunuz için bize ulaşın, süreci aynı gün başlatalım.