Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), elektronik iletilerin gönderim, alım ve içeriklerinin yasal olarak ispat değeri taşıdığı resmi posta sistemidir. Türkiye'de 25 Ağustos 2011 tarihli Resmi Gazete'de yayımlanan KEP Tebliği ile yasal olarak düzenlenmiştir.
Sıradan e-postanın aksine KEP iletileri:
Gönderim ve alım tarihleri noter tarafından onaylanmış gibi kayıt altına alınır.
İçeriği değiştirilemez, silinemez.
10 yıl boyunca yasal arşivde saklanır.
Mahkemelerde delil olarak kabul edilir.
KEP kimler için zorunlu?
Türk Ticaret Kanunu kapsamındaki anonim şirketler için KEP hesabı bulundurmak yasal zorunluluktur.
Diğer şirket tipleri (limited, kollektif vb.) için zorunlu olmasa da kuvvetle önerilir.
Avukatlık ofisleri, mali müşavirler, gayrimenkul ofisleri gibi resmi yazışma yoğunluğu yüksek meslek grupları için pratik bir araçtır.
KEP nerelerde kullanılır?
Resmi tebligat: Çalışana fesih bildirimi, müşteriye ödeme talebi, tedarikçiye iade ihtarı gibi yasal sonuç doğuran yazılar.
Sözleşme paylaşımı: Karşı tarafın sözleşmeyi aldığı yasal olarak ispat edilebilir.
Şirketler arası tebligat: A.Ş.'ler kendi aralarında KEP üzerinden yazışmak zorundadır.
İhtarname gönderimi: Noter ihtarına alternatif, çok daha hızlı ve ekonomik.
Mahkeme tebligatları: Avukatlar tarafından dilekçe ve tebligat aktarımı.
KEP ile geleneksel iletim karşılaştırması
| Yöntem | Süre | Maliyet | Yasal delil |
|---|---|---|---|
| Noter ihtarı | 1-3 gün | Yüksek | Var |
| Posta (iadeli taahhütlü) | 3-7 gün | Orta | Sınırlı |
| Fax | Anında | Düşük | Sınırlı |
| Sıradan e-posta | Anında | Sıfır | Yok |
| KEP | Anında | Düşük | Tam |
KEP hesabı nasıl açılır?
Şirket ve yetkili kişi bilgileri hazırlanır.
BTK'dan yetkili KEP hizmet sağlayıcılarından biri üzerinden başvuru yapılır.
Kimlik doğrulama tamamlanır (uzaktan veya yüz yüze).
KEP hesabı aktif edilir, kullanıcıya teslim edilir.
İlk kullanım ve giden ileti eğitimi verilir.
YN Bilişim olarak bu sürecin tamamını sizin adınıza yönetiyoruz; KEP hesabınız genellikle 2-3 iş günü içinde aktif olur.
KEP ile e-İmza farkı nedir?
İki sistem birbirini tamamlar:
KEP: Mesajın gönderimi, alımı ve içeriğinin yasal kaydını tutar (kim, kime, ne zaman gönderdi).
e-İmza: Mesajın içeriğinin kimin tarafından oluşturulduğunu (yazarı) ispatlar.
Tam yasal güvence için ikisi birlikte kullanılır: e-İmza ile imzalanmış bir belge, KEP ile gönderilir. Bu kombinasyon Türkiye'de en yüksek hukuki güvenceye sahip resmi yazışma yöntemidir.