Mali Mühür, tüzel kişiliğin elektronik belgeleri (e-Fatura, e-Defter, e-Arşiv vb.) elektronik ortamda mühürlemesini sağlayan, TÜBİTAK Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafından üretilen donanımsal bir sertifikadır. USB tabanlı bir akıllı kart üzerinde saklanır; PIN ile korunur.
Mali Mühür, e-Fatura ve e-Defter mükellefi olan tüm tüzel kişilikler için zorunludur. Şahıs şirketleri Mali Mühür yerine nitelikli e-İmza kullanabilir.
Mali Mühür ne işe yarar?
- e-Fatura imzalama: Düzenlenen her e-fatura Mali Mühür ile imzalanır.
- e-Defter beratı: Aylık berat dosyaları Mali Mühür ile imzalanarak GİB'e iletilir.
- e-Arşiv fatura: Son tüketiciye veya e-Fatura mükellefi olmayan kişilere kesilen faturalar için.
- e-İrsaliye: Elektronik sevk irsaliyelerinin onaylanması.
- e-Müstahsil makbuzu: Tarım sektöründeki müstahsil makbuzlarının düzenlenmesi.
Mali Mühür başvuru süreci
- Şirket bilgileri ve yetkili kişi bilgilerinin hazırlanması: Mersis numarası, vergi numarası, imza yetkilisinin TC kimlik bilgileri.
- TÜBİTAK Kamu SM\'ye başvuru: Online portal üzerinden başvuru formu doldurulur ve gerekli belgeler yüklenir.
- Ödeme: Sertifika ücreti yatırılır.
- Üretim ve kargo: TÜBİTAK Mali Mühür\'ü hazırlar ve kargoyla şirket adresine gönderir (genelde 3-7 iş günü).
- Kurulum ve aktivasyon: Cihaz teslim alındıktan sonra bilgisayara sürücü kurulumu yapılır, PIN belirlenir ve sertifika aktif edilir.
YN Bilişim olarak başvurudan kuruluma kadar tüm sürecin tamamını üstleniyoruz; sadece imza yetkilisi kimlik bilgilerini paylaşmanız yeterli.
Mali Mühür ne kadar süreyle geçerli?
Mali Mühür sertifikası genellikle 3 yıl geçerlidir. Süre dolmadan 1-2 ay önce yenileme başvurusu yapılması gerekir; YN Bilişim olarak yenileme takvimini takip edip zamanı geldiğinde sizi otomatik bilgilendiriyoruz. Yenileme süresi 5-10 iş günüdür.
Mali Mühür süresi biterse ne olur?
Süresi biten Mali Mühür ile e-fatura kesilemez, e-defter beratı imzalanamaz. Bu da operasyonel olarak ciddi aksaklığa yol açar (faturayı keseme, beratları gönderememe). Bu yüzden süre takibi kritiktir. Bizim sistemimizdeki müşterilerimizde bu sorun yaşanmaz; biz takip ediyoruz.
Mali Mühür güvenliği
Mali Mühür PIN ile korunur ve fiziksel olarak şirket yetkilisinin yanındadır. PIN olmadan kullanılamaz. Çalıntı veya kayıp durumunda:
- Derhal YN Bilişim'i arayın.
- TÜBİTAK üzerinden iptal başvurusu yapılır.
- İptal sonrası mevcut sertifika kullanılamaz hale gelir.
- Yeni sertifika başvurusu yapılır (5-10 iş günü).
Mali Mühür ile çoklu kullanım
Bir tüzel kişi için tek bir Mali Mühür yeterlidir. Birden fazla kişinin (örn. muhasebe, satış, idari) fatura kesmesi gerektiğinde Mali Mühür merkezi bir konumda tutulur ve yetkilendirilmiş kullanıcılar üzerinden kullanılır; PIN paylaşılmaz, her kullanıcı kendi yetki seviyesinde işlem yapar.