Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), elektronik iletilerin gönderim, alım ve içeriklerinin yasal olarak ispat değeri taşıdığı resmi posta sistemidir. Türkiye'de 25 Ağustos 2011 tarihli Resmi Gazete'de yayımlanan KEP Tebliği ile yasal olarak düzenlenmiştir.
Sıradan e-posta ile KEP farkı
| Özellik | Sıradan e-posta | KEP |
|---|---|---|
| Yasal delil değeri | Yok | Tam (mahkemede kabul) |
| Gönderim zamanı kaydı | Yok | Var (noter eşdeğeri) |
| İçerik değiştirilebilir mi | Evet (silinir/değişir) | Hayır (yasal arşiv) |
| 10 yıl arşiv | Yok | Var |
| Şifreleme | Sınırlı | Tam |
Anonim şirketler için KEP zorunluluğu
Türk Ticaret Kanunu (TTK) 6102 sayılı kanunun 18. maddesi gereğince, anonim şirketler için KEP hesabı bulundurmak yasal zorunluluktur. Bu zorunluluk:
- Tüm anonim şirketleri kapsar.
- KEP olmadan diğer anonim şirketlerle resmi yazışma yapılamaz (yapılırsa hukuki geçerlilik tartışmalıdır).
- KEP olmamasının cezası TTK'da tanımlıdır.
Limited şirketler, kollektif şirketler ve diğer tüzel kişi tipleri için zorunlu değildir; ancak resmi yazışma yoğunluğu olan tüm işletmeler için kuvvetle önerilir.
KEP nerelerde kullanılır?
1. Resmi tebligat
Çalışana fesih bildirimi, müşteriye ödeme talebi, tedarikçiye iade ihtarı, ortaklara genel kurul daveti gibi yasal sonuç doğuran tüm yazışmalar KEP üzerinden gönderilebilir.
2. Sözleşme paylaşımı
İmzalı sözleşmenin karşı tarafa iletildiği KEP ile ispat edilebilir. "Sözleşmeyi almadım" savunması KEP karşısında geçerli olamaz.
3. İhtarname
Noter ihtarına alternatif. Noter ihtarı ortalama 1-3 gün ve yüksek maliyet gerektirirken, KEP ihtarı anında ve düşük maliyetli. Yasal güvence düzeyi aynı.
4. Şirketler arası tebligat
A.Ş.'ler kendi aralarında KEP üzerinden yazışmak zorundadır. Bir A.Ş.'den başka bir A.Ş.'ye gönderilen kağıt ihtarname yasal olarak tartışılır.
5. Mahkeme tebligatları
Avukatlar tarafından dilekçe ve tebligat aktarımı için.
KEP hesabı nasıl açılır?
- Hizmet sağlayıcısı seçimi: BTK'dan yetkili KEP hizmet sağlayıcılarından biri seçilir.
- Başvuru: Şirket bilgileri, yetkili kişi bilgileri ile başvuru yapılır.
- Kimlik doğrulama: Uzaktan (e-Devlet veya video) veya yüz yüze.
- Aktivasyon: Hesap aktif edilir, kullanıcıya teslim edilir.
- Eğitim: İlk kullanım eğitimi verilir.
Toplam süre genellikle 2-3 iş günüdür. YN Bilişim olarak başvuru sürecini sizin adınıza yönetiyoruz.
KEP ile e-İmza farkı nedir?
İki sistem farklı amaçlar için tasarlanmıştır:
- KEP: Bir mesajın gönderim ve alımının yasal kaydını tutar (kim, kime, ne zaman gönderdi).
- e-İmza: Bir belgenin içeriğinin kimin tarafından oluşturulduğunu ispatlar.
Tam yasal güvence için ikisi birlikte kullanılır: e-İmza ile imzalanmış bir belge, KEP ile gönderilir. Bu kombinasyon Türkiye'de en yüksek hukuki güvenceye sahip resmi yazışma yöntemidir.
KEP maliyeti
KEP fiyatlandırması iletim adedine ve sağlayıcıya göre değişir. KOBİ'ler için aylık birkaç on liralık paketler mevcuttur. Yoğun resmi yazışma yapan firmalar için aylık birkaç yüz liralık paketler daha avantajlıdır. Yıllık peşin ödemeyle ekstra indirim alınabilir.
Karşılaştırma: tek bir noter ihtarı bile aylık KEP bedelinden yüksektir. KEP ekonomik açıdan kendini bir-iki gönderimde amorti eder.
KEP'i şirketinizde nasıl yaygınlaştırırsınız?
- Tüm yetkili çalışanları (yönetim kurulu, müdürler, hukuk bürosu) sistematik olarak eğitin.
- Hangi yazışmaların KEP'ten geçmesi gerektiğini belirleyen bir iletişim politikası oluşturun.
- Müşterilerinize ve tedarikçilerinize KEP adresinizi bildirin.
- Web sitenizin iletişim sayfasına KEP adresinizi ekleyin.
YN Bilişim ile KEP süreci
Başvurudan eğitime, günlük kullanım desteğinden yenileme takvimine kadar tüm sürece YN Bilişim olarak destek veriyoruz. KEP'i bir ürün gibi değil, sizin operasyonunuzun bir parçası olarak düşünüyoruz.
Detaylı bilgi için KEP hizmet sayfamıza bakabilir veya bize ulaşabilirsiniz.