Mali müşavir bürolarında geçen yılların ortak gerçeği şu: katma değeri yüksek danışmanlık zamanı, rutin veri toplama zamanına kurban gidiyor. Bir mali müşavir, asıl uzmanlığı vergi danışmanlığı, denetim, raporlama olmasına rağmen ayın yarısı veri toplamakla geçiyor.
Bu yazıda İşteSMM ürünümüzün bu sorunu nasıl çözdüğünü, gerçek müşteri ölçeklerinde ne kadar tasarruf sağladığını ve nasıl çalıştığını anlatıyoruz.
Mevcut durum: rutinin tükettiği saatler
Bir 50 mükellefli mali müşavir bürosu düşünün. Tipik aylık iş akışı:
- e-Fatura toplama: Her mükellefin kullandığı entegratör portalına ayrı ayrı girilir. Alış-satış faturaları indirilir, Excel'e aktarılır.
- Banka hareketi toplama: Her mükellefin bankasına ayrı ayrı girilir, hesap ekstresi indirilir.
- Z raporu toplama: Yazar kasa kullanan mükelleflerden z raporları rica edilir, alınır.
- Muhasebe yazılımına yükleme: Tüm bu veriler Mali Müşavir yazılımına manuel yüklenir.
- Eksik veri takibi: Mükelleflere "şu faturanın bilgisini iletir misiniz" mesajları gönderilir.
Her bir mükellef için bu sürecin ortalama 2-5 saat sürdüğünü düşünelim. 50 mükellefli bir büroda aylık 100-250 saat sadece veri toplamaya gidiyor demektir.
İşteSMM nasıl çalışır?
İşteSMM, mükelleflerin farklı entegratör portallarındaki verilerini tek bir panelden toplayıp muhasebe yazılımına otomatik aktaran köprü uygulamasıdır.
Kurulum: tek seferlik yetki
Her mükellef İşteSMM'i kendi entegratör paneline bir kez yetkilendirir (KVKK uyumlu, salt okuma). Sonrasında veri akışı otomatik devam eder; mükellef her ay tekrar yetki vermek zorunda kalmaz.
Günlük operasyon: otomatik akış
Belirlediğiniz saatte (örneğin sabah 09:00) İşteSMM tüm mükelleflerin entegratörlerine bağlanır, gece eklenen yeni faturaları çeker, Mali Müşavir yazılımına yükler. Personel sabah büroya geldiğinde işin kendisi hazırdır.
Veri türleri
- Gelen e-Faturalar (alış)
- Giden e-Faturalar (satış)
- e-Arşiv faturaları
- e-İrsaliyeler
- Banka hareketleri (entegratörden gelen)
- Z raporları
- Stok hareketleri (belirli entegratörlerden)
Gerçek bir hesap: 50 mükellefli büro
| Görev | Manuel süresi (aylık) | İşteSMM ile (aylık) |
|---|---|---|
| Fatura toplama | ~80 saat | ~5 saat (kontrol) |
| Banka hareketi toplama | ~40 saat | ~3 saat |
| Z raporu toplama | ~20 saat | ~2 saat |
| Yazılıma yükleme | ~50 saat | 0 saat (otomatik) |
| Eksik veri takibi | ~30 saat | ~5 saat |
| Toplam | ~220 saat | ~15 saat |
Aylık kazanılan zaman: ~205 saat (yaklaşık 1.3 tam zamanlı çalışan).
İşçilik maliyeti olarak değerlendirirsek: bir tam zamanlı muhasebe çalışanının aylık maliyeti yan haklar dahil 25-40 bin TL aralığındadır. İşteSMM aylık abonelik bedelinin çoğu durumda 1-2 ayda kendini amorti ettiğinin somut kanıtı.
Daha az ölçülen kazançlar
Yukarıdaki tablo sadece görünen kazançları yansıtıyor. Bir de ölçülmesi zor olanlar var:
- Hata oranı düşüşü: İnsan kaynaklı veri girişi hataları neredeyse sıfırlanır.
- Ay sonu kapanış hızlanması: Veri zaten yüklü; sadece kontrol ve raporlama yapılır.
- Yeni mükellef alma kapasitesi: Mevcut ekip aynı çabayla %50-100 daha fazla mükellefe hizmet verebilir.
- Mükellef memnuniyeti: "Şu eksik faturanı gönderir misin" mesajları azalır.
- Personel mutluluğu: Ekip katma değerli işlere odaklanır, sıkıcı kopyala-yapıştır işine değil.
"Ama biz Excel ile yetiniyoruz"
Bunu sıkça duyarız. Geçici dönemler için Excel yeterli olabilir. Ancak:
- Excel manuel açıldığı için unutulabilir.
- Veri tutarlılığı hatalara açıktır.
- Birden fazla kullanıcı aynı anda çalışınca senkron problem yaşanır.
- Asıl kazanç: zaman tasarrufunun kendisidir; Excel zaman kazandırmaz.
İşteSMM kurulum süresi
Tipik bir mali müşavir bürosu için kurulum süreci:
- İhtiyaç analizi ve demo: 1 görüşme (1-2 saat).
- İşteSMM panel kurulumu: 1 gün.
- Muhasebe yazılımı entegrasyonu: 1-2 gün.
- Mükellef yetkilendirme sürecinin başlatılması: 1-2 hafta (mükellef sayısına göre).
- İlk veri akışının doğrulanması ve eğitim: 1-2 gün.
Toplam: 2-4 hafta içinde tam çalışır duruma gelir.
Demo istemek için
İşteSMM ürünümüzün size özel demosunu görmek için bize ulaşın. Demo görüşmemizde portföyünüzü inceler, entegratör uyumunu kontrol eder, somut tasarruf tahmini sunarız. İlk görüşme tamamen ücretsizdir.